Компьютерные программы

1111@1111.com.ua         тел/факс(+38044)2ЗЗ-З2-51;          02175, Украина, Киев, Ревуцкого, 7            Прайс-лист

Разработка, доработка, сопровождение компьютерных программ

Работы трактора, комбайна, машины, агрегата, аналитика работ (расчет топлива от отработанных машино-часов)

О программе.

1. Путевые листы (далее ПЛ) - являются основанием для списания топлива
2. Программа формирует и распечатывает путевые листы трактора, агрегата, погрузчика форма №34(85)
3. Программа производит учет получения, расхода (перерасхода) топлива по норме и фактический
4. Формирует журнал регистрации путевых листов в установленной форме
5. Имеется блок аналитики использования трактора по времени
6. Работает с покупными путевыми листами (производит учет по дате выписки листа, номера путевого при этом могут меняться в сторону уменьшения), работает со смешанными путевыми листами (покупными + листами созданными программой)
7. Программа разработана на базе MS Access, который входит в состав расширенного 32 битного MS Office (Word, Excel, Outlook, Access), поэтому если у вас есть такой MS Office, то никакой инсталяции не требуется, возможна работа с Portable Office, которая умещается на флешке
8. Осуществляет учет топливных талонов, формирует ведомости выдачи, обороты талонов по бухгалтерии, водителям, заправщикам
9. Программа легка в освоении и работе, автономна, один файл, можно переносить на флешке, не требует обслуживания разработчика (по желанию), разработчик оказывает помощь в сопровождении, настройке и освоении программы
10. Возможны определенные бесплатные корректировки программы под специфику пользователя (оговариваются Заказчиком до оплаты программы)
11. Программа, при желании администратора программы, может работать по сети и в ней нет ограничения на колличество пользователей (как это устанавливается в некоторых программах).

Инструкция по настройке и работе.

   Настройка языка: программа переводит даты в пропись, например 01.01.2012- она напишет: 01 января 2012 года, язык написания будет зависеть от установки языковых стандартов - по умолчанию на вашем ПК, поставить нужный язык можно-пуск-настройка-панель управления- язык и региональные стандарты. Если у вас там стоит стандарт русский- будет писать "январь", если украинский- "січень" и т.д.

-Кнопки сохранить - нет, информация сохраняется по мере введения данных

-Кнопка с галочкой обновляет информацию

-Время вводится в формате времени 08:00 или можно вводить 0800, неправильно 800, т.е. должно быть четыре знака

-Переход между ячейками (полями ввода данных) осуществляется клавишей Enter.

- Белые поля - заполняются перед выездом трактора,
- Желтые поля - при возврате (а также получение топлива),
- Серые- поля - вобще не заполняются, это поля с расчетными данными и информационные (прямого доступа к ним пользователь не имеет).

Открываем программу, общий вид:

Для начала работы с программой необходимо перейти на вкладку "Справочники", нажать имеющиеся кнопки и ввести Ваши данные:

РЕЖИМ

в каждой организации могут стоять свои данные: что обычно пишут- рабочий день, обслуговування, тд- напишите так, как у вас принято, ненужное - удалите.

При продаже программы в ней присутствуют данные в качестве примера заполнения. Их необходимо удалить, если они вам не подходят и внести ваши данные.
Как удалить ненужную запись в этих таблицах? - необходимо выделить запись полностью, начиная слева с серого (синего, в зависимости от версии) поля, пока строка не выделится полностью, как на примере и нажать "Delete" или "Del".





Кроме того, вам прийдется самим вносить и корректировать информацию, при этом надо помнить, что для корректной работы программы пустых строк быть не должно (кроме последней со звездочкой)
правильно:

не правильно

   ВИД ТОПЛИВА

-заполнить по образцу, - внесите топливо, которое у вас применяется на тракторах, в нашем примере (ненужное удаляйте):

если у Вас "дизтопливо", "дизпаливо" рекомендуем вносить сокращенное название "ДП", т.к. в стандартном ПЛ небольшая ячейка для внесения марки топлива.

   трактор

-заполните согласно образца

в столбце- код применяемого топлива- уже можно выбрать код того топлива, которое мы занесли в предыдущей таблице.
"код трактора" - код вашего трактора в базе данных ваших тракторов, значение, занесенное в эту ячейку будет отражаться в столбце "коди" .

   Тракторист

- кол-во трактористов в программе - не ограничено. Заполните по образцу, пустые строки- удалите.

   НОРМЫ ТОПЛИВА

-заполнить по образцу, норма топлива вводится на 100 м/ч работы, норму можно менять - бесконечное число раз, при введении новых норм с новой даты, старую норму не удаляйте (как на рисунке)- она должна быть в базе, при расчете расхода по путевому - программа будет понимать какую норму ей брать, в зависимости от того на какую дату рассчитывается путевой лист, нормы желательно менять с первых чисел.

ОТРАБОТАНО М/Ч УСТАНОВКОЙ/АГРЕГАТОМ, ОСТАТКИ ТОПЛИВА

-Заполнить по образцу, - имеется в виду остаток топлива и кол-во отработанных м/часов до начала работы с программой (можно проставить ноль).




   В ЧЬЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ-

заполните в чье распоряжение будет предоставляться трактор

   МЕХАНИК-

если вы заполните это поле- его фамилия будет вписываться в путевых листах в строке "механик".

   РАСЧЕТ, ТАЛОНЫ-

Заполните по образцу:

ЗАПРАВЩИКИ

-заполнить согласно образца, - т.е. у кого будем получать топливо



         

Создаем первый путевой лист:

Повторим:

- Белые поля - заполняются перед выездом трактора,
- Желтые поля и получение топлива - при возврате трактора,
- Серые- поля - вобще не заполняются, это поля с расчетными данными и информационные (прямого доступа к ним пользователь не имеет).



в ячейку № путевого листа- вводим 1, в ячейку дата- ставим дату путевого, выбираем из раскрывающихся списков: режим работы, трактор/агрегат, тракторист, в чье распоряжение, - заполняем другие поля окрашенные в белый цвет. Отработано м/час при выезде, остаток топлива при выезде - берутся програмой из первичных данных (в последующем - из предыдущего ПЛ соответствующего трактора).

-расчет - тонно километров (ткм) производится следующим образом: перевезенные тонны умножаются на километры, вместе с тем возможны случаи, когда прямого соответствия между этими данными нет. Для учета этого, в программе имеется столбец ткм(р), если в его ячейки вноситься вручную значение тонно - километров, то это значение отражается в ячейках ткм, если же ничего не вносится, то в ячейке (ткм) отражается произведение тонны помноженные на километры.

Общий вид программы перед распечаткой 1-го путевого листа:


   Путевой перед выездом.



Или, например, по погрузчику ПЛ:

Готовый путевой лист перед выездом, подписывается, ставяться штампы и выдается трактористу

    При возврате в гараж:

- тракторист или механик сообщают отработано м/час и время возврата в гараж"
- если было получение топлива - сдает чеки с заправки и отчитывается где, сколько, у кого топливо было получено
- подписываются в полях, где предусмотрены их подписи
- сдают(сообщают) другие документы (информацию) к путевому листу: по работе прицепов, спецоборудования, простоев, тд (для заполнения всех полей, предусмотренных инструкцией) и отдает путевой лист на обработку (бухгалтеру или тому, кто ведет программу)
- предлагается воспользоваться формой "к отчету тракториста", распечатать ее и дать трактористу заполнить:



Работа с программой по обработке путевого листа, после возвращения Трактора/агрегата

Заполняются поля, окрашенные в желтый цвет + получение топлива.
В программу заносятся время (факт)возвр. в гараж, отработано м/час, получение топлива (если было) - нажать кнопочку с галочкой - программа обновляет информацию, просчитывает отработано м/час на конец дня, суммирует всего получено топлива, рассчитывает расход топлива по норме, эти данные заносятся в соответствующую ячейку расход топлива факт.
-Если у вас, например, бортовой ПК, определяющий расход топлива, или водитель уверен в объеме расходованного топлива, а оно не совпадает с нормативным, в ячейку записывайте фактические показания, при этом программа показывает перерасход (или экономию) топлива за день по сравнению с нормой, также в конце месяца в отчете будет показан перерасход (экономия) топлива по сравнению с нормой.
Получение топлива - данные заносяться в соответствующие ячейки, дробные значения пишем через запятую, а не через точку, например: расход топлива факт: 9,13 а не 9.13-нажимаем галочку- обновляем информацию.
экран пользователя после внесения данных имеет вид:



Путевой после возврата трактора в гараж.

   Возможны 3 варианта заполнения путевого листа после возвращения трактора:
1. В путевой лист, отпечатанный при выезде, вручную переписываются расчетные данные с программы
2. После возвращения трактора данные можно допечатать-функция "допечатка"
3. Если вы испортили(утеряли путевой) его можно распечатать в готовом (законченном) виде - с начальными и конечными данными.

Рассмотрим функцию "допечатка", вариант 2 заполнения путевого листа после возвращения трактор.
Для этого, по возвращению в программу вносятся фактические данные, нажимается галочка(обновление) в принтер вкладывается ранее отпечатанный путевой лист и в него впечатываются только те данные, которые сформировались после возвращения трактора, для этого в программе есть кнопки -допечатка. особенности этого варианта- вы должны "дружить" с принтером и понимать как положить путевой, какой люфт у вашего принтера - со своей стороны мы разместили данные для печати именно в том месте, где они должны быть в путевом листе.

Порядок формирования нового путевого листа:

для создания нового путевого листа необходимо стать на новый лист, для этого нажать в самом низу листа слева- на крайний треугольничек со звездочкой. При этом запись 1, перейдет на запись 2 и пользователю откроется новый бланк для заполнения нового ПЛ.


в новый путевой лист вносится новый номер путевого и дата, справа в ячейках будет отображаться максимальный № путевого в базе и максимальная дата занесенная в базу,
-выбираем трактор, тракториста, заполняются соответствующие ячейки как в первом путевом листе, показатель отработано м/час при выезде и остаток топлива при выезде- берутся программой автоматически с прошлого путевого листа соответствующего трактора ....- цикл повторяется, можно печатать путевой №2 перед выездом. Если путевой лист создается для другого трактора, - выбирается это трактор из списка, программа находит остатки по топливу этого трактора, показание расхода м/час перед началом работы, номер присваивается следующий (блок нумерации путевых листов у всех тракторов- один на всех, общий).

   Блок (вкладка)"топливо"

Отчет за месяц по топливу составляется по каждому трактору, надо нажать кнопку "расход за месяц по каждому трактору", в появившемся окне диалога - вписать диапазон дат, например с 01.08.2012 по 31.08.2012, выбрать трактор и опять нажать на кнопку "за месяц".


- программа покажет как расходовалось топливо в этот период, сколько км по спидометру пройдено, какой за месяц перерасход (излишек). данный акт создан как месячный.

Кнопка "остаток топлива на дату", формирует соответствующий отчет и покажет Вам сколько на каждом тракторе осталось топлива и сколько суммарно толива, определенногоо вида на всех тракторах. Конечно если у Вас один трактор, там проще, но если много..- эта таблица ва поможет сориентироваться с состоянием по топливу на сегодня, или на определенную дату.
При нажатии на кнопку, - появиться окно диалога, в него надо ввести дату, и снова нажать на кнопку. Программа покажет состояние топлива на начало этой даты, т.е. остатки на конец прошлого дня.


-Кнопка "расход по всем тракторам" показывает расход топлива по каждому трактору за период, указанный пользователем по такой форме:



Кнопка "в т.ч. по виду топлива" покажет данные сгруппированные по видам топлива



В т.ч. кратко



На основании фактически оформленных ПЛ программа формирует ряд журналов по аналитике топлива, в том числе, регистрации путевых листов (по всем тракторам за интервал, указанный пользователе в окне диалога): Журнал получения топлива по датам:

в т.ч. кратко по месяцам:


график получения топлива по видам, по месяцам(л) по всем тракторам:


по заправщикам:

по виду топлива, по заправщикам:

в.т.ч кратко


получено по видам топлива, кратко


Журнал регистрации ПЛ
открывается через виртулальное окно диалога. Введя диапаон дат, получаем журнал:




В программе может быть много авто и много ПЛ. Предусмотрен ряд функций для быстрого поиска нужного трактора, тракториста, путевого листа в базе ПЛ. Попрактиковавшись, пользователь может выбрать любой. Рассмотрим их:

1) Нажать кнопку "Найти путевой, включить фильтр"




Открывается журнал всех ПЛ.



Выбрав нужный трактор/тракториста/дату необходимо дважды нажать на № выбранного ПЛ - программа откроет нужный Вам ПЛ. Включается так называемый Фильтр. Чтобы снять фильтр и отобразить все ПЛ, используется кнопка Отключить фильтр.

2) Фильтр также полезен в других случаях. На панели инструментов программы имеется еще одна кнопка Фильтр по выделенному.
Кнопка рядом - снимает фильтр, аналогично кнопке "Отключить фильтр".



Как это работает? - Надо стать на поле, например дата ПЛ и нажать Фильтр по выделенному. -Программа отберет только ПЛ данной даты. Аналогично можно отфильтровать по другим полям, например трактора, тракториста. Можно одновременно отфильтровать по двум полям, например - сначала по полю трактор а потом по полю тракторист (если на тракторе ездил не один тракторист).
Можно также делать отборы, фильтр и по другим полям, - стать на это поле и нажать фильтр.

Следующая функция

3) Кнопка бинокль (аналогична поиску в Ворде, Екселе), выбрать поле поиска, ввести параметры поиска.

4) Можно найти нужный документ (ПЛ) по кнопкам перехода. В нижнем левом углу имеется блок кнопок "Запись", при нажатии на них - происходит перемещение по путевым листам





Обратите внимание: стрелками указаня переходы по ПЛ (крайне правая без звездочки (*) -переход в конец списка, рядом с ней- переход на 1 позицию списка(один ПЛ), по другую сторону - аналогично -переход на одну позицию раньше, переход в начало.
Кнопка со звездочкой- создание нового ПЛ.

    

Версия с литерой "T" в конце названия версии отличается наличием в программе блока по учету топливных талонов.
Если Вас интересует учет топливных талонов в программе, информацию о работе данного блока можно просмотреть ЗДЕСЬ

По желанию заказчика мы можем вставить в путевой лист штамп (эмблему, бренд, лейбу) Вашей организации в таком варианте:

или в виде штампа:




     В MS Office по-умолчанию включена завышенная защита от макросов (макрос сложные формулы, под которые иногда прячуться вирусы), для того, чтобы каждый раз программа не спрашивала- вы доверяете содержимому? рекомендуем отключить эту настройку при работе с программой:
    В Office 2003 программа настройка по - умолчанию возможно будет каждый раз предупреждать вас, что программа содержит (возможно) небезопасные (в данном случае сложные формулы), чтобы такие предупреждения при работе с программой не появлялись, откройте Access (не с программой пустой файл, любой, можно создать новый) и установите настройку - сервис- макрос - безопасность - низкая.

в MS Office 2007, 2010 и выше: нажать "параметры" -Внизу окна «открыть центр управления безопасностью-далее вкладка -параметры макросов-включить все макросы, сервис- макрос - безопасность - низкая.»

   Вопросы-ответы. Типичные ошибки при начале работы с программой:

Как вводить временные нормы расхода топлива, как регулируются в программе "зимние нормы", т.е. нормы топлива на обогрев трактора:
- "Зимние нормы" должны быть утверждены приказом по предприятию (организации). Если вы их вводите на зимний период, например, с 01 декабря по 28 февраля, в таблицу нормы - с 1 декабря введите повышенную норму на конкретный трактор, 1 марта введите обычную норму, аналогично по временным нормам
для примера, по трактору гос № АА 0009 АА, норма на зимний период была увеличена на обогрев на 5%



Какая реакция программы если в один трактор (бензобак) заливаем и А-95 и А-95 Premium:
- Заливать можно, но программа не ведет отличия в топливе на одном тракторе (только в цене), т.к. топливо в одном бензобаке. В версиях с цифрой"2" ведется учет двух видов топлива: бензина и газа, т.к. газ и бензин находятся в разных баках. Можно заправляться разными бензинами, но учитываем: в расчетах на один трактор - один бензин и все расчеты производяться исходя из этого. Если вы постоянно, с определенной даты перешли на более высокооктановый бензин, можете изменить с этого периода норму расхода (если вы считаете что такой переход действительно изменит норму).

Возможен ли учет в программе расхода масла на трактор:
- Учет расхода масла не отражен в программе, т.к. расход масел обычно гораздо ниже расхода топлива. Если у вас значительный тракторный парк и есть необходимость учитывать расход масла, мы предоставим вам такую возможность. Вопрос оговаривается с разработчиком (до оплаты программы).

Отсутствуют остатки при выписке путевого листа:
- Прежде чем выписывать новый путевой, надо закрыть предыдущий.

В начале работы программа не просчитывает расход топлива.
- дата введения нормы топлива больше даты путевого листа.

Можно ли корректировать ранее внесенные ПЛ?
- можно, но если это расчетные данные, то надо понимать, что они могут повлечь изменение остатков по топливу, отработанным м.

можно ли начинать нумерацию путевых не с 1 а с другого числа, например 123?
- можно, в том числе работать частично и с покупными листами, при этом номера могут меняться в сторону уменьшения, быть не последовательными, но номера не должны повторяться, учет (выведения предыдущих остатков по каждому конкретному трактору) производится по дате выписки ПЛ.

-Если надо подогнать расход топлива по трактору с начала года или с другой даты (часто бывает, когда переходим на работу с программой –задним числом)
- отнимите от отработанных м/час –сегодняшнее значение –минус- на 01.01 (та дата с которой начинаем работать)- получим общий общее к-во м/час.
- Посмотрим по талончикам сколько было получено топлива на заправках за этот период + остаток на 1.января минус остаток на сегодня = расходованное топливо за этот период
- Общий к-во отработанных м/час за это время поделим на все расходованное топливо – получим фактическую норму расхода за этот период- сопоставьте ее с утвержденной
- Это лучше сделать, чем перепечатывать путевые.

Как поступать, если в результате инвентаризации на определенную дату, выявлено, что объем фактического топлива в баке, не соответствует цифрам в программе?
- Создавать акт инвентаризации, устанавливать причины, разрабатывать мероприятия по "недопущению", в путевой этого дня (или следующего за днем инвентаризации, записать в ячейку "расход топлива факт" объем рахода с учетом инвентаризации (+,-) и мы выходим на реальную цифру в программе

   Очистка базы, удаление путевого листа

В программе имеется возможность удалить любой путевой лист или очистить всю базу путевых листов. Другие настройки (нормы топлива, режимы, водители, т.д.)-сохраняются и если надо - корректируются вручную.



При нажатии кнопок удаления, - открывается окно диалога в которое необходимо ввести пароль(предоставляется при покупке). т.е. очистку, удаление может произвести только администратор программы.

О ПРОГРАММАХ "ПУТЕВОЙ ЛИСТ"