Компьютерные программы

1111@1111.com.ua         тел/факс(+38044)2ЗЗ-З2-51; (+3806З)2ЗЗ-З2-51;         02175, Украина, Киев, Ревуцкого, 7            Прайс-лист

Разработка, доработка, сопровождение компьютерных программ

Компьютерная программа путевой лист легкового (форма №3) и грузового автомобиля (форма №2-ТН), трактора, агрегата, погрузчика форма №34(85)в одной базе данных

О программе

1. Путевые листы (далее ПЛ) - являются основанием для списания топлива
2. Программа формирует и распечатывает путевые листы установленного образца для легкового автомобиля "Типовая форма №3" формата А-5 и грузового автомобиля (форма №2-ТН), трактора форма №34(85) формата А-4.
3. Программа производит учет получения, расхода (перерасхода) топлива по норме и фактический. Учет по авто проводится исходя из пробега, по тракторам/агрегатам - исходя из отработанных м/час.
4. Формирует журнал регистрации путевых листов в установленной форме
5. Имеется блок аналитики использования авто/тракторов по времени и блок аналитики грузоперевозок (для грузовых авто), аналитики работ для тракторов.
6. Работает с покупными путевыми листами (производит учет по дате выписки листа, номера путевого при этом могут меняться в сторону уменьшения), работает со смешанными путевыми листами (покупными + листами созданными программой)
7. Программа разработана на базе MS Access, который входит в состав расширенного 32 битного MS Office (Word, Excel, Outlook, Access), поэтому если у вас есть такой MS Office, то никакой инсталяции не требуется, возможна работа с Portable Office, которая умещается на флешке
8. Осуществляет учет топливных талонов, формирует ведомости выдачи, обороты талонов по бухгалтерии, водителям, заправщикам (в версии /T)
9. Программа легка в освоении и работе, автономна, один файл, можно переносить на флешке, не требует обслуживания разработчика; помощь, консультации при освоении, настройке и работе программы - проводятся бесплатно в рабочие дни недели
10. Возможны определенные бесплатные корректировки программы под специфику пользователя (оговариваются Заказчиком до оплаты программы)
11. Программа, при желании администратора программы, может работать по сети и в ней нет ограничения на колличество пользователей (как это устанавливается в некоторых программах)

Инструкция по настройке и работе.

Настройка языка: программа переводит даты в пропись, например 01.01.2012- она напишет: 01 января 2012 года, язык написания будет зависеть от установки языковых стандартов - по умолчанию на вашем ПК, поставить нужный язык можно-пуск-настройка-панель управления- язык и региональные стандарты. Если у вас там стоит стандарт русский- будет писать "январь", если украинский- "січень" и т.д.

-Кнопки сохранить - нет, информация сохраняется по мере введения данных

-Время вводится в формате времени 08:00 или можно вводить 0800, неправильно 800, т.е. должно быть четыре знака

-Переход между ячейками (полями ввода данных) осуществляется клавишей Enter.

- Белые поля - заполняются перед выездом авто,
- Желтые поля - при возврате (а также получение топлива),
- Серые- поля - вобще не заполняются, это поля с расчетными данными и информационные (прямого доступа к ним пользователь не имеет).

Открываем программу, общий вид:



В программе одна форма ввода и для всех видов транспорта. Имеются общие поля ввода данных, например "Номер", "Дата путевого листа", а есть поля формы характерные только для конкретного вида техники. Оформляя конкретный путевой лист надо понимать для какого транспорта и какие поля необходимо заполнить.

Для начала работы с программой необходимо заполнить "Справочники". Они расположены на соответствующей вкладке, в последующем эта информация будет выбираться из раскрывающегося списка:

РЕЖИМ (работы авто/техники)

- В каждой организации могут стоять свои данные: обычно пишут - "робочий день", "обслуговування", "відрядження" тд- напишите так, как у вас принято.

При продаже программы в ней могут присутствовать данные в качестве примера заполнения. Их можно удалить, если они вам не подходят и внести ваши данные.
Как удалить ненужную запись в этих таблицах? - необходимо выделить запись полностью, начиная слева с серого (синего, в зависимости от версии) поля, пока строка не выделится полностью, как на примере и нажать "Delete" или "Del".






Кроме того, вам прийдется самим вносить и корректировать информацию, при этом надо помнить, что для корректной работы программы пустых строк быть не должно (кроме последней со звездочкой)
правильно:

не правильно

   ТОПЛИВО

-заполнить по образцу, - внесите топливо, которое у вас применяется, например:

если у Вас "дизтопливо", "дизпаливо" рекомендуем вносить сокращенное название "ДП", т.к. в стандартных ПЛ обычно небольшие ячейки для внесения марки топлива.

   АВТО/ТРАКТОР/ТЕХНИКА

При нажатии на соответствующую кнопку открывается два справочника в виде таблиц для заполнения:

В первый необходимо занести группы техники, которая у Вас применяется, например



Во второй заносится согласно образца авто/техника:



в столбцах- Код применяемого топлива, Отделение(участок, цех)- уже можно выбрать информацию из раскрывающихся списков, которую мы занесли в предыдущие справочники.

Колонка "Учет топлива" - в нее необходимо внести информацию о системе учета топлива. Их две - у авто расчет идет от пробега, у тракторов/техники учет идет от отработанных м/час.

   ВОДИТЕЛЬ, ТРАКТОРИСТ, МАШИНИСТ

- Кол-во водителей/трактористов в программе - не ограничено. Заполните по образцу:

   НОРМЫ ТОПЛИВА

Норма топлива вводится на 100 км пробега для авто и на 100 отработанных м/час для тракторов/техники, норму можно менять - бесконечное число раз. При введении новых норм с новой даты, старую норму не удаляйте (как на рисунке)- она должна быть в базе, при расчете расхода по путевому - программа будет понимать какую норму ей брать, в зависимости от того на какую дату рассчитывается путевой лист.

НАЧАЛЬНЫЕ ПОКАЗАНИЯ, ОСТАТКИ ТОПЛИВА

В справочник заносятся остатки топлива в авто/тракторах/технике перед началом работы с программой, а также показания спидометра для автомобилей и отработано м/часов для техники (если такая информация имеется). Если не имеется - можно начинать с нуля или с приблизительного значения, но учесть, что программой предусмотрен накопительный учет отработанных м/часов.

   В ЧЬЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ

Заполните в чье распоряжение будет предоставляться авто/техника, обычно пишут либо название предприятия, либо Фамилия И.О. директора, т.д. для легковых авто возможно написание маршрута, например: "офіс- магазин № 35", Для тракторов/техники обычно заполняются - Бригада, Бригадир, Ланковий т.д.

   МЕХАНИК-

Заполняем по образцу.

   РАСЧЕТ, ТАЛОНЫ-

В программе предусмотрен учет топлива по разным видам оплаты, в том числе по талонам. При использовании одного талона, например на 20, кол-во полученного топлива заносится в программу, как 20 литров.

ЗАПРАВЩИКИ

Заполняем согласно образца, - т.е. у кого будем получать топливо



Аналогично заполнение справочников: Сопровождающие лица, Колонна, Груз, Характер работ т.д
Информация занесенная в справочники является базовой для заполнения формы ввода и выбирается из раскрывающегося списка.

При изменении данных справочников - старые н удаляйте, если они участвовали в операциях по ПЛ. Справочники могут чиститься по окончании периода, например с нового года. При этом делается копия на новый год, переносятся остатки топлива на начало года, база прошлого года ложится в резерв, а новая чистится от путевых листов (операция очистки будет рассмотрена ниже), удаляются/заносятся данные справочников. В течение года/выбранного Вами периода - данные в справочники можно дополнительно заносить, а удалять только те позиции, которые не задействованы в операциях.

Создаем первый путевой лист:

- Белые поля - заполняются перед выездом авто/техники,
- Серые- поля - вобще не заполняются, это поля с расчетными данными и информационные (прямого доступа к ним пользователь не имеет).
- Желтые/синие поля и получение топлива - при возврате,

В ячейку № путевого листа- вводим 1, в ячейку дата- ставим дату путевого, выбираем из раскрывающихся списков: режим работы, автомобиль/трактор, водителя/тракториста, в чье распоряжение, - заполняем другие поля окрашенные в белый цвет. Показание спидометра при выезде(для авто),отработано м/час - для трактора, остаток топлива при выезде - берутся програмой из первичных данных (справочников), которые были занесены нами ранее (в последующем - они беруться программой из предыдущего ПЛ соответствующего авто/трактора/техники).
Первый ПЛ по гусечному бульдозеру. Общий вид заполнения программы перед распечаткой 1-го путевого листа имеет вид:





Печать путевого листа перед выездом трактора, проводится с вкладки "Трактора/техника"



При нажатии на принтер - ПЛ отправляется на принтер, При нажатии на Лупу - проводится предварительный просмотр ПЛ. Функция Допечатка будет рассмотрена ниже.

ПЛ перед выездом имеет вид:



Если в программе в форме ввода проводится заполнение ПЛ легкового авто, информация вводится только поля для легкового авто, печать проводится аналогично но с вкладки "Легковые":

   
вторая сторона, пустой бланк,


После заполнения полей для грузового авто печать проводится с вкладки "Грузовые". ПЛ для грузового авто перед выездом имет вид:

вторая сторона перед выездом -пyстой бланк:



Готовый путевой лист перед выездом, подписывается, ставяться штампы и выдается водителю/трактористу

    При возврате в гараж после отработанного дня/смены:
- Водитель/тракторист или механик сообщают пользователю программы "Показники спідометра при поверненні до гаража (для авто)/Відпрацьовано м/год (для трактора/техніки) і фактичний час повернення до гаража" и другую необходимую информацию
- Если было получение топлива - сдает чеки с заправки и отчитывается где, сколько, у кого топливо было получено
- Все должностные лица подписываются в полях, где предусмотрены их подписи и ПЛ сдаются пользователю программы
Также можно воспользоваться формой "Отчет" (на блоке печати), распечатать ее и дать водителю/трактористу ее заполнить



Он заполняет и отдает путевой лист на обработку (бухгалтеру или тому, кто ведет программу) (Почти аналогичная форма по авто).

Работа с программой по обработке путевого листа, после возвращения авто/трактора

Заполняются поля, окрашенные не в белый цвет + получение топлива.
В программу заносятся время (факт)возвр. в гараж, показания спидометра при возврате (для авто), отработано м/час (для техники, тракторов), получение топлива (если было) - нажать кнопочку с галочкой - программа обновляет информацию, просчитывает пробег за день, суммирует всего получено топлива, рассчитывает расход топлива по норме, эти данные заносятся в соответствующую ячейку расход топлива факт.
-Если у вас, например, бортовой ПК, определяющий расход топлива, или водитель уверен в объеме расходованного топлива, а оно не совпадает с нормативным, в ячейку записывайте фактические показания, при этом программа показывает перерасход (или экономию) топлива за день по сравнению с нормой, также в конце месяца в отчете будет показан перерасход (экономия) топлива по сравнению с нормой.
Получение топлива - данные заносяться в соответствующие ячейки, дробные значения пишем через запятую, а не через точку, например: расход топлива факт: 9,13 а не 9.13-нажимаем галочку- обновляем информацию.
Экран пользователя после внесения данных имеет вид:



Путевой окончательный при распечатке:



Для легкового авто:



вторая сторона:

   

Для грузового авто:




Вторая сторона


    Возможны 3 варианта заполнения путевого листа после возвращения авто:
1. В путевой лист, отпечатанный при выезде, вручную переписываются расчетные данные с программы
2. После возвращения авто данные можно допечатать-функция "допечатка"- Для этого, по возвращению в программу вносятся фактические данные, нажимается галочка(обновление) в принтер вкладывается ранее отпечатанный путевой лист и в него впечатываются только те данные, которые сформировались после возвращения авто, для этого в программе есть функция - допечатка. особенности этого варианта - вы должны "дружить" с принтером и понимать как положить путевой, какой люфт у вашего принтера - со своей стороны мы разместили данные для печати именно в том месте, где они должны быть в путевом листе;
3. Если вы испортили(утеряли путевой) его можно распечатать в готовом (окончательном) виде - с начальными и конечными данными.

Порядок формирования нового путевого листа:

Для создания нового путевого листа необходимо стать на новый лист, для этого нажать в самом низу листа слева- на крайний треугольничек со звездочкой. При этом запись 1, перейдет на запись 2 и пользователю откроется новый бланк для заполнения нового ПЛ.



В новый путевой лист вносится новый номер путевого и дата, справа в ячейках будет отображаться максимальный № путевого в базе и максимальная дата занесенная в базу,
-Выбираем автомобиль/трактор, водителя/машиниста, заполняются соответствующие ячейки как в первом путевом листе, показатель спидометра при выезде/отработано м/час и остаток топлива при выезде - берутся программой автоматически с прошлого путевого листа соответствующего автомобиля/трактора ....- цикл повторяется, можно печатать путевой №2 перед выездом. Если путевой лист создается для другого авто/трактора, - выбирается это авто/трактор из списка, программа находит остатки по топливу этого автомобиля/трактора, показание его спидометра/отработано м/час на момент создания ПЛ, номер присваивается следующий (блок нумерации путевых листов у всех авто - один на всех, общий).

Рассмотрим порядок формирования отдельных специфических параметров путевого листа для разных видов техники

-Расчет - тонно километров (ткм) для грузовых авто производится следующим образом: перевезенные тонны умножаются на километры (по каждому виду работ) вместе с тем возможны случаи, когда прямого соответствия между этими данными нет. Для учета этого, в программе имеется столбец ткм(р), если в его ячейки вноситься вручную значение тонно - километров, то это значение отражается в ячейках ткм, если же ничего не вносится, то в ячейке (ткм) отражается произведение тонны помноженные на километры.

Расчет топлива для тракторов может проводится от пробега или от отработанных м/час От пробега, когда трактор используется, например с прицепом для перевозки грузов. Отличие в расчете топлива определяется при заполнении справочника "Авто/Трактора" в поле "Учет топлива". Если учет топлива трактора проводится от пробега и перевозки грузов, при этом проводится заполнение соответствующих полей, аналогичных для перевозки грузов грузовых авто. Если трактор/техника не связаны с пробегом, в ячейке "Характер работ" указываются виды работ, выполняемые трактором/техникой.
В данной версии программы предусмотрена возможность использования одной методики расчета топлива для одной конкретной единицы техники.

   Рассмотрим блок (вкладку)"Топливо"

Отчет "Остаток топлива на дату".
При нажатии на соответствующую кнопку, поверх программы открывется временное окно диалога. В поле "Начальная дата" необходимо ввести дату на начало дня которой нужно узнать остаток топлива по всей технике и снова нажать на кнопку



Открывается отчет следующего вида:



Отчет по расходу топлива за месяц/или за произвольный период, может быть составлен по любому авто.
Для этого необходимо нажать кнопку "Расход за период по авто/трактору" и в появившемся окне диалога - вписать диапазон дат, например с 01.08.2012 по 31.08.2012, выбрать автомобиль и опять нажать на кнопку.



- программа покажет как расходовалось топливо в этот период, сколько км по спидометру пройдено(для авто), сколько м/час отработано для трактора/техники, какая аналитика по расходу топлива.

Следующий отчет не по одному, а по всем авто/технике за период. При нажатии на кнопку, открывается временное окно диалога в него вводим диапазон дат и снова нажимаем на кнопку. Получаем отчет следующего вида.



Он может быть использован как акт по списанию топлива за период

такой отчет, но более краткий(без указаня №№ МЛ):



Журнал получения топлива представляет собой отчет детального получения топлива по датам, технике, видам топлива:



в т.ч. кратко, по виду топлива, по месяцам, при нажатии кнопки формируется 2 отчета с разными группировками:



второй отчет



На основании занесенных данных программа формирует график расхода по виду топлива, по месяцам(л) :



Получено по заправщикам - программа формирует отчет следующего вида:



На основании введенных данных программа автоматически формирует "Журнал регистрации ПЛ" за период, указанный пользователем



Аналитика получения топлива дополняется отчетом:
По виду топлива, по заправщикам:



в.т.ч кратко

в т.ч. по месяцам




В программе может быть много авто и много ПЛ. Предусмотрен ряд функций для быстрого поиска нужного авто, водителя, путевого листа в базе ПЛ. Попрактиковавшись, пользователь может выбрать любой. Рассмотрим их:

1) Нажать кнопку "Найти путевой, включить фильтр"




Открывается журнал всех ПЛ, пользователь может посортировать массив ПЛ по любому полю. В данном примере массив отсортирован по гос. номеру.



Выбрав нужное авто/водителя/дату необходимо дважды нажать на № выбранного ПЛ - прорамма откроет нужный Вам ПЛ. Включается так называемый Фильтр. Чтобы снять фильтр и отобразить все ПЛ, используется кнопка Отключить фильтр.

- Фильтр также полезен в других случаях. На панели инструментов программы имеется еще одна кнопка Фильтр по выделенному.
Кнопка рядом - снимает фильтр, аналогично кнопке "Отключить фильтр".



Как это работает? - Надо стать на поле, например дата ПЛ и нажать Фильтр по выделенному. -Программа отберет только ПЛ данной даты. Аналогично можно отфильтровать по другим полям, например водитель, автомобиль. Можно одновременно отфильтровать по двум полям, например - сначала по полю Авто а потом по полю Водитель (если на авто ездил не один водитель).
Можно также делать отборы, фильтр и по другим полям, - стать на это поле и нажать фильтр.

Другие функции/возможности поиска нужного ПЛ:

- Кнопка бинокль (аналогична поиску в Ворде, Екселе), выбрать поле поиска, ввести параметры поиска - нажать кнопку.

- Можно найти нужный документ (ПЛ) по кнопкам перехода. В нижнем левом углу имеется блок кнопок "Запись", при нажатии на них - происходит перемещение по путевым листам





Обратите внимание: стрелками указаня переходы по ПЛ (крайне правая без звездочки (*) -переход в конец списка, рядом с ней- переход на 1 позицию списка(один ПЛ), по другую сторону - аналогично -переход на одну позицию раньше, переход в начало.
Кнопка со звездочкой- создание нового ПЛ.

    

Версия с литерой "T" в конце названия версии отличается наличием в программе блока по учету топливных талонов. Блок учет разработан при консультациях аудиторской службы.
Если Вас интересует учет топливных талонов в программе, информацию о работе данного блока можно просмотреть ЗДЕСЬ


По желанию заказчика мы можем вставить в путевой лист штамп (эмблему, бренд, лейбу) Вашей организации в таком варианте:

или в таком:



     В MS Office по-умолчанию включена завышенная защита от макросов (макрос сложные формулы, под которые иногда прячуться вирусы), для того, чтобы каждый раз программа не спрашивала- вы доверяете содержимому? рекомендуем отключить эту настройку при работе с программой:
    В Office 2003 программа настройка по - умолчанию возможно будет каждый раз предупреждать вас, что программа содержит (возможно) небезопасные (в данном случае сложные формулы), чтобы такие предупреждения при работе с программой не появлялись, откройте Access (не с программой пустой файл, любой, можно создать новый) и установите настройку - сервис- макрос - безопасность - низкая.

в MS Office 2007, 2010 и выше: нажать "параметры" -Внизу окна «открыть центр управления безопасностью-далее вкладка -параметры макросов-включить все макросы, сервис- макрос - безопасность - низкая.»

   Очистка базы, удаление путевого листа

В программе имеется возможность удалить любой путевой лист или очистить всю базу путевых листов. Другие настройки (нормы топлива, режимы, водители, т.д.)-сохраняются и если надо - корректируются вручную.



При нажатии кнопок удаления, - открывается окно диалога в которое необходимо ввести пароль(предоставляется при покупке). т.е. очистку, удаление может произвести только администратор программы.

О ПРОГРАММАХ "ПУТЕВОЙ ЛИСТ"